Kişisel verileri koruma kanununa uygun olarak IK (insan kaynakları) çalışmaları nasıl olmalı

KVKK İşletmelerdeki İK sürecini çok yakından ilgilendirmekte. İnsan kaynakları birimi çalışanları işe alırken  bir takım bilgiler kayıt altına almaktadır İşe alım sürecinde başvuru formları hazırlanmaktadır bu formlarda kişinin kimlik bilgileri, sağlık bilgileri özgeçmişine ilişkin daha önce çalıştığı kişileri yaptıkları işlere ilişkin bilgiler de yer almaktadır.

  • Kanun bu işlemlerin yürütülmesine engellemiyor
  • Kanunla birlikte kişinin bilgilerinin ne amaçla alındığını nerede kullanılacağını ve ne için işleneceğine dair çalışana bilgi verilmesini sağlamaktadır.

Özet olarak diyebiliriz ki kanun çalışanı korumaktadır.

Kişisel bilgileri elde eden insan kaynakları departmanı ne yapmalıdır?

  • Adayların kişisel bilgilerini kime ilettiklerini bilmesi gerekir.
  • İş ilanında işe alımın hangi kurum adına yapıldığı açıkça belirtilmelidir.  Eğer bir aracı kurum üzerinden başvuru kabul ediliyorsa, bu işe alım kurumunun ilanda kendini tanıttığından emin olunmalıdır.
  • İnsan kaynakları birimi çalışanlarına  alınan bilgilerin hangi alanda kullanılacağını bildirmelidir
  • Elde edilen veriler amacına uygun olarak kullanılmalıdır (Aday bilgilerinin şirketin tanıtımının yapıldığı mail listesine eklenmesi gibi amacın dışına çıkan her durum için kişiye bilgi verilmelidir.)
  • İhtiyaç dışından fazla veri  toplanmamalıdır (Her başvuru yapan kişiden banka hesap bilgilerinin alınmaması hesap bilgileri sadece işe alınan adaylar için geçerli olmalıdır)
  • Sadece başvurulan pozisyonla alakalı bilgiler alınmalıdır (şoför alımı ise Ehliyet belgesi ehliyet sınıfı tecrübe gibi bilgiler alınmalıdır)
  • Elde edilen tüm veriler güvenli bir şekilde tutulmalıdır
  • Veriler açık Rıza olmaksızın kimseyle paylaşılmamalıdır
  • Başvuru formunda referans bilgisi istendiyse referans bilgileri olan kişinin aranacağı kişiye iletilmelidir

İnsan kaynakları departmanı bilgileri ne kadar süre saklamalıdır?

  • Kişi özgeçmişini göndermiş ve işe kabul edilmediyse bu bilgileri derhal imha edilmelidir Ve kişi bilgilendirilmelidir
  • Kişi işe kabul edilip daha sonra çıkış yaptıysa eğer çıkış yaptıktan sonra bilgileri imha edilmelidir.